 MODULO ARCHIVIAZIONE
Gestione Operatori
La riservatezza è una parte estremamente importante di IsoWork in quanto permette la visualizzazione dei documenti ai soli utenti autorizzati. I permessi vengono impostati sulla tipologia dei documenti per singolo utente, l'accesso ad un documento può essere in sola lettura oppure in modifica.
Ricerca
IsoWork mette a disposizione degli operatori un efficiente e completo sistema di ricerca. La ricerca può avvenire per uno o più campi di indicizzazione, compresi i campi personalizzati. E' possibile ricercare i documenti per Soggetto (and\or), per data o per periodo compreso fra due date, per numero o per numero compreso fra due numeri, ecc..
Campi di Indicizzazione
IsoWork consente di strutturare la definizione dei campi che compongono l' indicizzazione del documento. L' indicizzazione è l'insieme delle informazioni che identificano univocamente il documento.
Casella di posta e distribuzione documenti
IsoWork contestualmente all'archiviazione del documento può gestire anche la sua movimentazione, in una sola operazione si indicizza, si archivia, si movimenta e si mette in sicurezza qualsiasi documento.
Tipologia, Campi e Classificazione dei documenti
IsoWork consente ad ogni azienda di creare a proprio piacimento il TIPO DOCUMENTO, (es. Fatture Ricevute,
Ordini Fornitori, Corrispondenza, ecc.), i CAMPI che deve gestire il singolo Tipo Documento e la CLASSIFICAZIONE
dello stesso. Questo consente ad IsoWork di indicizzare e recuperare velocemente i documenti cercati riducendo al
minimo i tempi di indicizzazione.
Stato documenti
IsoWork gestisce anche lo STATO del documento, la classificazione degli stati viene creata dall'utente secondo le
proprie esigenze. Anche lo stato documento è un filtro di ricerca. Il cambio di stato di un documento avviene in modo semplice e veloce.
Rubrica
IsoWork possiede una propria rubrica, è possibile importare i nominativi da rubriche esterne per poter mantenere
l'univocità dei riferimenti. I riferimenti in rubrica servono anche per inviare e-mail o fax. |
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Mappatura
IsoWork possiede uno strumento di mappatura del documento estremamente semplice che è in grado di
riconoscere automaticamente i campi mappati nelle scansioni successive. Il controllo della qualità grafica del
documento scansionato, la rimozione di righe, schiarimento, raddrizzatura, ecc.. sono strumenti di pulizia che IsoWork
mette a disposizione per poter risolvere problematiche legate alla cattiva qualità dei documenti scansionati. I dati mappati
vengono raggruppati per la verifica, la conferma e l’export verso i software di contabilità. I file così generati sono pronti
per l’import nel sistema contabile utilizzato.
Protocollo ed esportazione
IsoWork può protocollare tutti i documenti in ingresso, in
uscita o interni con un numeratore proprio differenziato per
tipologia di documento. È anche possibile, in fase di
visualizzazione, esportazione o di stampa, apporre il timbro
digitale sul documento.
Acquisizione da:
• File
• Cartelle
• Fax
• Mailer
• Scanner
• Fotocamere digitali
• Spool di stampa
• Applicativi esterni di qualsiasi natura
Funzioni principali:
I documenti archiviati con IsoWork non vengono mai duplicati, l'inoltro all'interno della rete aziendale, la fascicolazione, la
revisione, ecc. non duplica mai i documenti.
• Indicizzazione rapida
• Mappatura
• Indicizzazione Personalizzate
• Fascicolazione
• Gestione Pratiche
• Collegamento logico fra più documenti
• Gestione della scadenza
• Gestione dei movimenti in\out dei documenti
• Inoltro con posta interna
• Inoltro con Outlook
• Gestione Note e Allegati
• Liste di distribuzione
• Esportazione
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